Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Aplicaciones y Servicios Cubiertos

Esta política aplica a las aplicaciones móviles, plataformas web, módulos operativos y soluciones tecnológicas desarrolladas, administradas o puestas a disposición por IN OVA S.A.S., incluyendo, entre otras, In Ova Colectiva, Nutri App, Nutrium App y módulos relacionados con logística, trazabilidad, gestión operativa, análisis de información y servicio al cliente.

Datos Personales que Podemos Recolectar

Dependiendo del tipo de usuario, perfil, módulo utilizado y funcionalidades habilitadas, nuestras aplicaciones y plataformas pueden recolectar los siguientes datos:

• Datos de identificación: nombres, apellidos, tipo y número de identificación, empresa, rol operativo o usuario asignado.
• Datos de contacto: correo electrónico, número de teléfono, dirección o información necesaria para la operación.
• Datos de autenticación: usuario, contraseña cifrada, identificadores internos, registros de inicio de sesión y datos necesarios para administrar el acceso a la plataforma.
• Datos operativos: información de rutas, puntos de recolección, entregas, proveedores, registros de actividad, tiempos de operación, formularios diligenciados y reportes generados dentro de la aplicación.
• Datos de geolocalización: ubicación aproximada o precisa del dispositivo, únicamente cuando sea necesaria para funcionalidades de logística, trazabilidad, rutas, recolección o transporte.
• Datos técnicos: tipo de dispositivo, sistema operativo, versión de la aplicación, dirección IP, registros de errores, eventos de uso y datos necesarios para seguridad, mantenimiento y mejora del servicio.

IN OVA S.A.S. no vende, alquila ni comercializa datos personales de los usuarios.

Finalidades del Tratamiento de Datos

Los datos personales se recolectan y tratan para las siguientes finalidades:

• Permitir el acceso seguro a las aplicaciones y plataformas.
• Gestionar usuarios, roles, permisos y cuentas asociadas a los servicios.
• Ejecutar funcionalidades de logística, trazabilidad, transporte y control operativo.
• Registrar puntos de recolección, rutas, entregas, tiempos y novedades operativas.
• Generar reportes de eficiencia, cumplimiento, auditoría y mejora del servicio.
• Brindar soporte técnico, responder solicitudes y resolver incidentes.
• Proteger la seguridad de las aplicaciones, prevenir accesos no autorizados y detectar errores.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, administrativas o requerimientos de autoridad competente.

Tratamiento Especial de Geolocalización

Para el correcto funcionamiento de los módulos de logística, transporte y trazabilidad, nuestras aplicaciones pueden recolectar datos de geolocalización bajo condiciones específicas y limitadas.

1. Voluntariedad y control: el usuario, conductor o cliente operativo conserva control sobre la funcionalidad de geolocalización. El registro de ubicación se activa cuando el usuario inicia una ruta, una tarea logística o una funcionalidad que requiere ubicación dentro de la aplicación. Cuando no existe una ruta activa o una función operativa que requiera ubicación, la aplicación no debe recolectar datos de geolocalización para trazabilidad logística.

2. Uso durante rutas activas: durante una ruta activa, la aplicación puede registrar la ubicación del dispositivo para mantener la trazabilidad de la operación. Cuando sea necesario para la continuidad de la ruta, la ubicación puede seguir registrándose mientras el usuario usa otra aplicación o bloquea el dispositivo, siempre limitada a la finalidad logística informada al usuario.

3. Finalización del registro: el registro de ubicación cesa cuando el usuario finaliza la ruta, cierra la tarea logística correspondiente o cuando la funcionalidad deja de requerir la ubicación para prestar el servicio.

4. Finalidad del registro: los datos de ubicación se utilizan exclusivamente para:

• Llevar un registro preciso de los puntos de recolección de materia prima, productos o insumos.
• Trazar y optimizar rutas logísticas hacia plantas, centros de operación o puntos de entrega.
• Garantizar la trazabilidad de la cadena de suministro y la calidad de los procesos.
• Validar cumplimiento de tiempos, recorridos y entregas asociadas a la operación.
• Mejorar la eficiencia operativa en la gestión de transporte y logística.

5. Destinatarios: los datos de geolocalización son utilizados por IN OVA S.A.S., personal autorizado, clientes operativos vinculados a la operación y proveedores tecnológicos que prestan servicios necesarios para el funcionamiento de la plataforma. Esta información no será vendida, alquilada ni compartida con terceros no autorizados.

Divulgación y Consentimiento dentro de la Aplicación

Antes de solicitar permisos sensibles del dispositivo, como acceso a ubicación, la aplicación debe mostrar al usuario una divulgación clara dentro de la app, indicando qué dato se recolecta, para qué se usa y en qué condiciones se activa. El permiso del sistema operativo solo debe solicitarse después de que el usuario haya visto dicha explicación y haya realizado una acción afirmativa, como presionar un botón de aceptación o continuación.

El usuario puede negar o revocar permisos desde los ajustes del dispositivo. Sin embargo, algunas funcionalidades de logística, transporte o trazabilidad pueden dejar de funcionar correctamente si el permiso de ubicación es desactivado.

Base de Datos de Operaciones y Logística

La información de rutas, puntos de recolección, trazabilidad y operación se integra a las bases de datos de IN OVA S.A.S. con el fin de:

• Mantener el histórico de rutas de recolección, transporte o entrega.
• Generar reportes de eficiencia logística y cumplimiento operativo.
• Validar tiempos de entrega, recorridos, novedades y eventos asociados a la operación.
• Respaldar procesos de auditoría, control interno y mejora continua.

Compartición de Datos con Terceros

IN OVA S.A.S. podrá compartir datos personales únicamente cuando sea necesario para prestar el servicio, cumplir obligaciones contractuales o atender requerimientos legales. Los datos podrán ser tratados por:

• Personal autorizado de IN OVA S.A.S.
• Clientes, aliados o empresas vinculadas directamente con la operación logística o contractual.
• Proveedores tecnológicos que presten servicios de alojamiento, bases de datos, soporte, mantenimiento, analítica operativa o seguridad de la información.
• Autoridades administrativas, judiciales o gubernamentales cuando exista una obligación legal.

Los terceros que actúen como encargados del tratamiento deberán aplicar medidas de seguridad y confidencialidad acordes con la naturaleza de los datos tratados.

Seguridad de la Información

IN OVA S.A.S. adopta medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, uso indebido, divulgación o destrucción no autorizada.

Entre estas medidas se incluyen controles de acceso, gestión de usuarios autorizados, almacenamiento seguro, transmisión de información mediante mecanismos seguros cuando aplique, monitoreo de errores, copias de respaldo y revisión periódica de los sistemas.

Retención de Datos

IN OVA S.A.S. conservará los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política, ejecutar la relación contractual, atender obligaciones legales, resolver solicitudes de soporte, proteger la seguridad de la plataforma y respaldar procesos de auditoría o trazabilidad.

Los períodos generales de conservación son los siguientes:

• Datos de cuenta, identificación y contacto: se conservarán mientras la cuenta o relación contractual permanezca activa y hasta por cinco (5) años después de su terminación, salvo que una norma exija un período distinto.
• Datos operativos y registros de rutas: se conservarán durante la ejecución de la operación y podrán mantenerse hasta por cinco (5) años para fines de trazabilidad, auditoría, control logístico, cumplimiento contractual y mejora del servicio.
• Datos de geolocalización: se conservarán mientras sean necesarios para la ruta, trazabilidad o proceso operativo correspondiente y podrán mantenerse hasta por cinco (5) años cuando estén asociados a registros logísticos, auditoría, soporte contractual o cumplimiento legal.
• Registros técnicos, logs de acceso y errores: podrán conservarse hasta por doce (12) meses, salvo que deban mantenerse por más tiempo para investigar incidentes de seguridad, prevenir fraude, resolver errores o cumplir obligaciones legales.
• Solicitudes de soporte, consultas o reclamos: podrán conservarse hasta por tres (3) años para seguimiento, auditoría y atención de requerimientos posteriores.

Una vez cumplida la finalidad del tratamiento o vencido el período de conservación aplicable, los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados de forma segura, salvo que exista una obligación legal, contractual, contable, administrativa o de seguridad que exija su conservación por más tiempo.

Eliminación de Datos y Cuenta

El usuario tiene derecho a solicitar la eliminación de sus datos personales y, cuando aplique, la eliminación de su cuenta asociada a las aplicaciones o plataformas de IN OVA S.A.S.

La solicitud de eliminación puede realizarse a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: admin@in-ova.co
• Canal dentro de la aplicación: a través del módulo de soporte, perfil, contacto o canal interno habilitado para solicitudes relacionadas con privacidad y eliminación de datos.
• Recurso web: esta sección de la Política de Privacidad sirve como recurso web para que el usuario conozca cómo solicitar la eliminación de sus datos o cuenta.

Para procesar la solicitud, el usuario deberá indicar como mínimo: nombre completo, correo electrónico o usuario asociado a la cuenta, aplicación o plataforma utilizada, tipo de solicitud y una descripción clara de los datos o cuenta que desea eliminar. IN OVA S.A.S. podrá solicitar información adicional para verificar la identidad del solicitante y evitar eliminaciones no autorizadas.

Una vez recibida y verificada la solicitud, IN OVA S.A.S. procederá a eliminar, anonimizar o bloquear los datos personales correspondientes en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, salvo que exista una obligación legal, contractual, administrativa, contable, de seguridad, prevención de fraude o auditoría que exija conservar determinada información por un período adicional.

Cuando se solicite la eliminación de una cuenta, IN OVA S.A.S. eliminará o anonimizará los datos personales asociados a dicha cuenta, excepto aquellos que deban conservarse por las razones indicadas en esta política. La desactivación temporal, suspensión o bloqueo de una cuenta no se entenderá como eliminación definitiva, salvo que el usuario solicite expresamente la eliminación.

La desinstalación de la aplicación desde el dispositivo no elimina automáticamente los datos que se encuentren almacenados en servidores o bases de datos de IN OVA S.A.S. Para eliminar dichos datos, el usuario debe presentar una solicitud por los canales indicados anteriormente.

Derechos de los Titulares

Como titular de datos personales, el usuario puede ejercer los derechos reconocidos por la normativa aplicable, incluyendo:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de datos.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar consultas, quejas o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
• Revocar la autorización y solicitar la eliminación de datos cuando sea procedente.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales conforme a la ley aplicable.

Revocatoria de Permisos del Dispositivo

El usuario puede revocar el acceso a permisos del dispositivo, incluyendo ubicación, desde los ajustes de su teléfono o tableta en cualquier momento. La revocatoria del permiso puede limitar o impedir el funcionamiento de módulos que dependan de la ubicación, como rutas, transporte, trazabilidad o logística.

Actualización de esta Política

IN OVA S.A.S. podrá actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios legales, técnicos, operativos o de seguridad. Cuando se realicen cambios importantes, se actualizará la fecha de última modificación y se pondrá a disposición de los usuarios la versión vigente a través de los canales correspondientes.